Toute facture adressée à l’État, à une collectivité territoriale ou à un établissement public doit transiter par Chorus Pro. Le portail est gratuit, géré par l’Agence pour l’informatique financière de l’État (AIFE), et il s’impose à toutes les entreprises depuis le 1er janvier 2020, micro-entrepreneurs compris. Pour réussir un dépôt, trois éléments comptent plus que tout : le SIRET exact de la structure publique, son code service lorsqu’il est exigé, et le numéro d’engagement figurant sur le bon de commande. La plupart des rejets viennent d’une de ces trois données manquante ou erronée.
- Créer un compte gratuit sur le portail Chorus Pro et rattacher la structure par son SIRET.
- Identifier le destinataire dans l’annuaire des structures publiques : SIRET, code service, exigence d’un numéro d’engagement.
- Choisir le bon cadre de facturation (dépôt simple, facture déjà payée, sous-traitance, travaux).
- Déposer la facture par saisie, PDF, EDI ou API, puis suivre son statut jusqu’à la mise en paiement.
À quoi sert Chorus Pro dans la facturation publique
Avant sa généralisation, chaque administration recevait ses factures à sa manière : courrier, courriel, plateforme maison. Les fournisseurs perdaient un temps considérable à relancer des services qui n’avaient jamais reçu le document, ou qui l’avaient égaré entre deux bureaux. Chorus Pro a remplacé cette dispersion par un point d’entrée unique.
Concrètement, le portail reçoit la facture, contrôle sa forme, l’achemine vers le service destinataire et rend visible chaque étape du traitement. Le fournisseur sait à tout moment si sa facture a été réceptionnée, si le service fait a été constaté, ou si le comptable public a lancé le paiement. Cette traçabilité a aussi une portée pratique : la date de dépôt sur la plateforme fait courir le délai global de paiement, fixé à 30 jours pour l’État et les collectivités locales, et à 50 jours pour les établissements publics de santé.
Le calendrier d’obligation s’est étalé de 2017 à 2020 selon la taille des entreprises. Aujourd’hui, la question ne se pose plus : une facture papier ou un PDF envoyé par courriel à un acheteur public n’a plus de valeur pour déclencher le paiement.
Les informations à réunir avant le premier dépôt
La création du compte prend quelques minutes. C’est la préparation de la facture elle-même qui demande de l’attention, car le portail vérifie la cohérence des données saisies avec celles de l’annuaire public.
- Le SIRET du destinataire : il ne s’agit pas toujours de celui de la mairie ou du ministère au sens large, mais parfois d’un établissement précis. Le bon de commande ou le marché l’indique en principe.
- Le code service : certaines structures l’exigent pour orienter la facture vers la bonne direction. S’il est obligatoire et absent, la facture est rejetée.
- Le numéro d’engagement : appelé aussi numéro de bon de commande ou d’engagement juridique, il relie la facture à la dépense prévue. Beaucoup de collectivités le rendent obligatoire.
- Les mentions légales classiques : numéro de facture unique, date, désignation des prestations, montants hors taxes et TTC, taux de TVA, coordonnées bancaires.
Un réflexe utile consiste à demander ces références à l’acheteur dès la commande, et non au moment de facturer. Un numéro d’engagement réclamé trois mois après la livraison retarde tout le circuit, alors qu’il était disponible dès le départ dans le logiciel financier de la structure publique.
Choisir entre saisie, dépôt de PDF, EDI ou API
Chorus Pro accepte plusieurs modes de transmission. Le bon choix dépend surtout du volume de factures émises vers le secteur public et de l’outil de gestion déjà utilisé.
| Mode de dépôt | Principe | Profil adapté |
|---|---|---|
| Saisie en ligne | La facture est composée directement dans le formulaire du portail | Quelques factures publiques par an, sans logiciel de facturation |
| Dépôt d’un PDF | Le fichier produit par l’outil habituel est téléversé, puis les données clés sont renseignées | Petites structures disposant déjà d’un modèle de facture |
| Échange EDI | Les factures partent en flux structurés depuis le système de gestion | Volumes importants et réguliers |
| API | Le logiciel communique avec la plateforme et récupère les statuts automatiquement | Éditeurs, cabinets et entreprises qui veulent automatiser le suivi |
Pour une structure qui émet une dizaine de factures publiques par an, le dépôt de PDF suffit largement. Au-delà, de nombreux logiciels de facturation proposent un connecteur Chorus Pro qui évite la double saisie et remonte les statuts sans connexion manuelle au portail.
Cadres de facturation : sous-traitance, cotraitance et travaux
Le cadre de facturation indique au portail quel circuit de validation appliquer. Le plus courant, le cadre A1, correspond au dépôt d’une facture par un fournisseur. Le cadre A2 sert lorsque la facture a déjà été réglée, par exemple par carte d’achat, et n’appelle donc pas de nouveau paiement.
Les situations à plusieurs intervenants demandent plus de rigueur. Un sous-traitant bénéficiant du paiement direct dépose sa demande de paiement dans un cadre dédié (A9) : le titulaire du marché doit la valider avant qu’elle ne parvienne à l’acheteur. Les groupements de cotraitants disposent également de circuits spécifiques. Dans les marchés de travaux, les projets de décomptes mensuels, le décompte final et le décompte général passent par des cadres propres, avec une étape de validation par la maîtrise d’oeuvre. Un mauvais cadre ne bloque pas toujours le dépôt, mais il envoie la facture dans un circuit qui ne correspond pas au marché, et c’est souvent là que le traitement s’enlise.
Statuts et motifs de rejet : lire le cycle de vie d’une facture
Une fois déposée, la facture change de statut au fil de son traitement. Savoir les lire évite des relances inutiles et permet de réagir vite quand quelque chose coince.
- Déposée, puis mise à disposition : la plateforme a accepté le document et l’a transmis au destinataire.
- Service fait : l’acheteur confirme que la prestation a bien été réalisée.
- Mandatée, puis mise en paiement : le comptable public a pris le relais, le virement est en cours.
- Suspendue : il manque une pièce ou une précision, et le fournisseur peut compléter la facture sans la refaire.
- Rejetée : la facture est définitivement écartée, il faut en émettre une nouvelle avec un nouveau numéro.
Les motifs de rejet les plus fréquents tiennent en peu de mots : destinataire erroné, code service absent, numéro d’engagement inconnu ou déjà consommé, doublon de numéro de facture, montant qui dépasse le bon de commande. Le motif est affiché dans le détail de la facture, souvent accompagné d’un commentaire du service gestionnaire. Le lire attentivement avant de redéposer permet d’éviter un second rejet pour la même raison.
Chorus Pro face à la facture électronique entre entreprises
La réforme de la facturation électronique entre entreprises a fait naître une confusion fréquente. Il avait d’abord été envisagé que le portail public serve aussi aux échanges entre sociétés privées. Ce projet a été abandonné à l’automne 2024 : les factures entre entreprises transitent par des plateformes agréées par l’administration, et non par Chorus Pro.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques, et les grandes entreprises ainsi que les ETI doivent les émettre sous ce format. Les PME et les micro-entreprises suivront pour l’émission au 1er septembre 2027. Chorus Pro, lui, conserve son rôle pour la sphère publique. Une même structure peut donc utiliser deux circuits : sa plateforme agréée pour ses clients privés, Chorus Pro pour ses clients publics. Certaines plateformes agréées proposent d’ailleurs un raccordement à Chorus Pro, ce qui centralise le suivi dans un seul outil.
Ce que les factures publiques pèsent dans la trésorerie d’une petite structure
Pour une petite entreprise, décrocher un marché public est souvent une bonne nouvelle commerciale, mais le règlement n’arrive qu’au bout d’un circuit administratif qu’il faut savoir piloter. Une facture rejetée pour un code service manquant ne fait pas seulement perdre quelques jours : elle fait repartir le délai de paiement à zéro, puisque la nouvelle facture porte une nouvelle date de dépôt. Sur un chantier de rénovation énergétique ou une mission d’étude facturée à une collectivité, ce décalage peut représenter plusieurs semaines de trésorerie immobilisée. Les dirigeants qui veulent replacer cette question dans une gestion plus large, entre prévisionnel, relances et choix d’outils, trouveront des repères utiles du côté de Pmeconseil et ses dossiers consacrés au pilotage des petites structures.
Quelques habitudes limitent nettement ce risque. Vérifier chaque bon de commande dès réception, tenir un tableau des factures publiques en cours avec leur statut, et consulter le portail une fois par semaine plutôt qu’au moment où l’argent manque. Lorsque le délai légal est dépassé, des intérêts moratoires et une indemnité forfaitaire de 40 euros pour frais de recouvrement sont dus de plein droit par l’acheteur public. Ils sont rarement versés spontanément, et il revient au fournisseur de les réclamer.
Chorus Pro est-il payant pour un fournisseur ?
Non. La création du compte, le dépôt des factures et le suivi des statuts sont gratuits. Seuls les outils tiers (logiciel de facturation avec connecteur, plateforme agréée) peuvent avoir un coût, selon l’offre choisie.
Un acheteur public accepte-t-il encore une facture envoyée par courrier ?
Non, depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent transmettre leurs factures aux structures publiques par voie dématérialisée via Chorus Pro. Un envoi papier ou par simple courriel ne déclenche pas le délai de paiement.
Où trouver le code service d’une collectivité ?
L’annuaire des structures publiques, accessible depuis le portail, indique pour chaque SIRET si un code service et un numéro d’engagement sont obligatoires. En cas de doute, le service acheteur peut confirmer la référence à utiliser.
Un micro-entrepreneur est-il concerné par le dépôt sur Chorus Pro ?
Oui. L’obligation s’applique à toutes les entreprises qui facturent un acheteur public, quelle que soit leur taille ou leur statut. Le dépôt d’un PDF ou la saisie en ligne conviennent bien aux petits volumes.
Que faire quand une facture reste longtemps au statut mise à disposition ?
Ce statut signifie que le destinataire a reçu la facture mais ne l’a pas encore traitée. Après quelques semaines, il est utile de contacter le service gestionnaire en citant le numéro de facture et la date de dépôt. Si le délai légal est dépassé, des intérêts moratoires peuvent être demandés.
